Secrétaire bureautique

Mis à jour le 12/07/2016

Que fait-il ? Que fait-elle ?

Le ou la secrétaire bureautique assure le secrétariat d'un service ou d'un responsable de l'entreprise. Elle ou il maîtrise les techniques modernes de bureau et remplit fréquemment des fonctions d'organisation et de communication. Elle ou il tient l'agenda de son supérieur hiérarchique et organise matériellement ses réunions et ses déplacements : réservations d'hôtel, de titres de transports, etc. Elle ou il saisit sur ordinateur et met en forme les courriers, notes et rapports. Elle ou il prend connaissance du courrier, assure sa diffusion et rédige les réponses à partir des indications qui lui sont fournies. Elle ou il classe les documents nécessaires au service. Elle ou il reçoit et oriente les communications téléphoniques. Elle ou il utilise plusieurs outils informatiques : traitement de texte, tableur, base de données ... Elle ou il transmet des informations par télécopie ou télex. Son niveau de responsabilité et son degré d'autonomie varient beaucoup selon la taille de l'entreprise ou du service et dépendent de son niveau de qualification. Dans certains cas, elle ou il doit pratiquer une ou deux langues étrangères.

Dans quelles conditions ?

La ou le secrétaire est plongé dans un environnement bureautique composé d'ordinateur, télécopieur (fax), télex ... Selon l'organisation de l'entreprise, elle ou il est en relation avec les autres services et avec l'extérieur : clients, fournisseurs, administrations, etc. Dans les grandes sociétés, il peut travailler en équipe - " en pool " - sinon, elle ou il est généralement seul-e. Elle ou il travaille dans toute entreprise, quelles que soient ses caractéristiques, petite ou grande son statut, public ou privé et quel que soit les domaines d'activité : industries, services, administrations. En règle générale, la ou le secrétaire bureautique est sollicité en permanence par des appels téléphoniques, la recherche de dossiers, la frappe de courriers, etc.

Comment ?

Il existe des formations de niveaux différents pour exercer ce métier. Elles préparent aux diplômes suivants :

 

- DUT gestion administrative et commerciale des organisations

- Bac pro gestion - administration
- BTS assistant de manager
- Bac techno série sciences et technologies du management et de la gestion (STMG) spécialité ressources humaines et communication
- BEP métiers des services administratifs
- BP bureautique

Comment évoluer ?

Avec l'expérience, la ou le secrétaire peut devenir assistant-e de direction.

Mis à jour le 12/07/2016
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